Để phù hợp với văn hóa kinh doanh Nhật cho dù trong một buổi ăn công việc hay một buổi gặp mặt chính thức có thể làm cả những người tự tin nhất cũng phải lo sợ. Mặc dù có rất nhiều quy tắc, tập quán và truyền thống nhưng Nhật Bản có thể sẽ bỏ qua cho bạn nếu đó không phải là những lỗi quá khiếm nhã.
Thể hiện kiến thức về văn hóa và truyền thống Nhật Bản có thể cho thấy sự quan tâm của bạn và vì thế dễ thành công hơn trong công việc. Bạn bè và đồng nghiệp hẳn sẽ rất ấn tượng về bạn.
Dưới đây là một vài lời khuyên về văn hóa kinh doanh của Nhật Bản giúp bạn có thể hoàn thành một cuộc gặp từ đầu đến cuối mà không thất lễ.
Lời chào và giới thiệu của người Nhật
Thách thức khó khăn nhất và phức tạp nhất là khoảng khắc đầu tiên của cuộc gặp: lời chào. Cúi chào là cực kỳ quan trọng ở Nhật, tuy nhiên, người Nhật nhận thấy người phương Tây không cúi chào nên có thể họ sẽ đề xuất bắt tay.
Nếu bạn muốn cúi chào lại (và thật sự thì bạn nên như vậy) thì hãy cúi lưng thẳng và tay đặt hai bên hông. Không giao tiếp bằng mắt. Phụ nữ thì thường chấp hai tay lại phía trước. Bạn cúi chào gập người càng sâu và càng lâu thì càng thể hiện được mức độ tôn trọng người đối diện. Người ta thường cúi chào nhiều lần và có thể gập người nhẹ tùy theo tính trang trọng của đối tượng. Đôi khi cúi chào cũng kèm theo bắt tay, nếu là trường hợp này thì bạn nên cúi chào hơi nghiêng về bên trái để tránh đụng đầu.
Tránh bỏ tay và túi sau khi chào vì nó sẽ thể hiện sự nhàm chán hoặc thiếu quan tâm.
Mặt dù thường thì trong nhóm sẽ có người phụ trách nói tiếng Anh nhưng việc biết một vài lời chào đơn giản bằng tiếng Nhật sẽ giúp đối tác của bạn vui vẻ và thân thiện hơn.
- Đọc thêm về cách cúi đầu chào và khi nào nên cúi đầu chào ở Nhật Bản.
- Một số lời chào truyền thống của Nhật Bản: Học cách chào hỏi bằng tiếng Nhật.
Cách thức nhận danh thiếp của Nhật Bản
Mặc dù trao đổi danh thiếp cũng nằm trong lễ nghi kinh doanh ở Nhật Bản. Nhưng việc trao danh thiếp – gọi là meishi trong tiếng Nhật, được xem là sự tôn trọng cao nhất. Hãy đựng danh thiếp của bạn trong hộp để không phải trao những tấm danh thiếp nhàu nhĩ hay còn hơi ấm vì mới lấy ra từ ví sau mông bạn. Chất lượng và tình trạng của danh thiếp sẽ thể hiện được bạn có thành ý trong cuộc hợp tác này hay không. Nếu có một khoảng thời gian nào đó để bạn chỉnh sửa hộp danh thiếp thì đó chắc chắn là trước lúc gặp mặt.
Hãy nhận danh thiếp, cảm ơn và cúi đầu một chút khi bạn cầm lấy. Hãy cầm danh thiếp bằng cả hai tay và giữ nó ở hai góc trên để không che những thông tin quan trọng. Đưa danh thiếp lại gần để xem với sự tôn trọng. Tránh để ngón tay che tên người trên danh thiếp.
Nếu danh thiếp được trao khi đã ngồi xuống thì hãy để danh thiếp trên túi cho đến khi bạn rời bàn. Chú ý đặt sao cho danh thiếp được đặt trên mặt bàn. Để các danh thiếp quan trọng hơn lên túi và các danh thiếp khác trên mặt bàn.
Điều tồi tệ nhất với văn hóa kinh doanh Nhật Bản là bạn nhét danh thiếp của đối tác vào túi quần sau hoặc bỏ ngay vào ví trước mặt họ. Để các danh thiếp trên bàn với mặt thông tin hướng lên trên cho đến khi kết thúc cuộc gặp.
Tháo giày
Nếu giao tiếp công việc ngoài văn phòng thì bạn cũng cần biết các nguyên tắc cơ bản. Nguyên tắc số một cần nhớ khi bước vào nhà hoặc khu vực ngồi là luôn tháo giày ra. Hãy để đối tác của bạn làm trước và làm theo. Các ngưỡng gỗ hoặc phần nền thấp hơn có đặt dép đi trong nhà sẽ cho bạn biết nơi mình nên bỏ giày ra. Để giày bạn trên kệ hoặc nép vào một bên.
Đôi khi người Nhật cũng có thể chấp nhận bạn đi tất nhưng đi chân trần thì được đánh giá cao hơn. Nếu bạn mang dép thì hãy mang theo một đôi vớ trắng để tránh bị trượt vì sàn trơn. Hãy kiểm tra chắc chắn là tất bạn không bị thủng lỗ.
Đừng mang dép đi trong nhà của chủ nhà vào nhà vệ sinh vì ở Nhật thường là bồn cầu ngồi xổm, sẽ có dép khác dùng cho nhà vệ sinh được đặt trước cửa. Và khi đi trong nhà hoặc ngồi trên chiếu tatami thì không mang dép.
Cách lịch sự tốt nhất là làm theo chủ nhà!
Những điều cần tránh trong văn hóa kinh doanh của người Nhật
- Đừng bỏ tay trong túi quần khi nói chuyện, cũng như hành động kiểm tra điện thoại thường xuyên. Không gì quan trọng hơn là chú ý vào cuộc gặp mặt.
- Được mời đến nhà người khác chơi là một vinh dự lớn. Nếu được đối tác của bạn mời thì hãy sẵn sàng chấp nhận. Hãy đổi lịch của bạn nếu cần để tham gia lời mời đến nhà.
- Không giống như việc hỉ mũi ra đường ở Trung Quốc, hành động đó được xem là rất khiếm nhã ở Nhật. Hãy xin phép vào nhà vệ sinh nếu bạn cần hỉ mũi. Sụt sịt mũi được chấp nhận.
- Tránh chỉ tay vào người khác. Chỉ vào người khác bằng ngón tay, chân hoặc bằng đũa được cho là đặc biệc bất lịch sự ở Nhật.
- Số 4 và số 9 được coi là không may mắn trong văn hóa Nhật Bản. Số 4 (phát âm “shi”) giống như từ dùng cho cái chết, trong khi số 9 (phát âm “ku”) có nghĩa là đau khổ. Tránh tặng quà hoặc làm điều gì khác theo số lượng 4 hoặc 9.
- Nhiều nguyên tắc kinh doanh Nhật đi theo tiêu chí giữ thể diện. Tránh làm người khác mất mặt bằng cách chỉ thẳng và nói lỗi sai của họ trước mặt người khác. Ví dụ như không nên chỉ trước mặt những người khác rằng ai đó đang bị dính răng.
- Tiền tip không phải là phong tục ở Nhật và thường được xem là không cần thiết.
- Nếu bạn nhận được quà thì hãy cảm ơn người tặng và đặt nó sang một bên. Không giống như văn hóa phương Tây, quà tặng được giữ lại mở riêng để tránh bất lịch sự hoặc bối rối tại cuộc gặp Bạn có thể mở quà ngay khi được tặng nếu người tặng yêu cầu bạn.
Văn hóa ăn uống Nhật
Sau khi đã thực hiện xong các chỉ dẫn trên cũng như đã trao đổi danh thiếp thì sẽ đến phần ăn uống. Công việc thường được bàn trong quán nước. Các buổi họp có thể sẽ ồn ào đôi chút nhưng đều tuân theo những quy tắc nhất định. Nếu bạn được mời đi uống nước thì hãy chấp nhận lời mời. Đây không chỉ là dịp để bạn trải nghiệm văn hóa Nhật mà còn là cơ hội để bạn thành công trong các cuộc họp.
